İSTANBUL ÖZEL BİLİM EĞİTİM KURUMLARI (Anaokulu, İlkokul, Ortaokul, Lise)

6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA BİLDİRİMİ (“Bildirim”)

GİRİŞ

Anayasa madde 20 gereği “Herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu hak; kişinin kendisiyle ilgili kişisel veriler hakkında bilgilendirilme, bu verilere erişme, bunların düzeltilmesini veya silinmesini talep etme ve amaçları doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığını öğrenmeyi de kapsar. Kişisel veriler, ancak kanunda öngörülen hallerde veya kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Kişisel verilerin korunmasına ilişkin esas ve usuller kanunla düzenlenir.” 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) 07.04.2016 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir ve kanunun uygulanması bakımından yönetmelikler, kurul kararları vb. düzenlemeler yayımlanmıştır. KVKK özetle; kişisel verilerin işlenmesinde kişilerin haklarını ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemektedir.

KVKK kapsamındaki haklarınız ve yükümlülüklerinizin çerçevesi işbu bildirim kapsamında bilginize sunulmuştur. İSTANBUL ÖZEL BİLİM Eğitim Kurumları (“Okul”) veri sorumlusu sıfatıyla;

Faaliyet alanı kapsamındaki ilgili kişilerin (öğrenci, öğrenci adayı, mezun öğrenciler, çalışan, çalışan adayı, ziyaretçiler, veliler, veli adayları, veri sorumlusuna mal ve hizmet sağlayan firmaların yetkilileri ve çalışanları -“tedarikçiler”- ile veri sorumlusunun faaliyetleri kapsamında muhatap olduğu sair gerçek kişilerin -“sair muhataplar”-)

Kişisel verilerini işbu Bildirim çerçevesinde işleyebilmektedir. 

KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesinde uygulama Okul tarafından oluşturulan Kişisel Verilerin Korunması Heyeti (“Heyet”) koordinasyonunda gerekli usul ve esasların takip ve icrası suretiyle gerçekleştirilir, gerekli denetim ve kontroller sağlanır ve gerekli revizyonlar yapılır, KVKK kapsamındaki yükümlülüklerinin etkin uygulanması koordine ve idare edilir. Bildirim, Okul web sitesinde yayınlanarak, güncellemeler ve değişiklikler hususunda yine web sitesinde bilgilendirme yapılır.

KVKK KAPSAMINDA TANIMLAR VE AYDINLATMA BİLDİRİMİ KAPSAMINDAKİ VERİ KATEGORİLERİ

a) Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.

b) Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder.

c) İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.

ç) Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.

d) Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

e) Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

f) Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

g) Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Kimlik (ad soyad, anne-baba adı, anne kızlık soyadı, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali, nüfus cüzdanı seri sıra numarası, tc kimlik numarası gibi) ,

İletişim (adres, e- posta adresi, iletişim adresi, kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), telefon numarası gibi) ; Lokasyon (bulunduğu yerin konum bilgileri) ;

Özlük (bordro bilgileri, disiplin soruşturması, işe giriş- çıkış belgesi kayıtları, mal bildirimi bilgileri, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi);

Hukuki İşlem (adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi);   

Müşteri İşlem (çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, gişe dekontlarındaki bilgiler, sipariş bilgisi, talep bilgisi gibi) ;

Fiziksel Mekân Güvenliği (çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları gibi) ;

İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi) ;

Finans (bilanço bilgileri, finansal performans bilgileri, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri gibi) ;

Mesleki Deneyim (diploma bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, transkript bilgileri gibi) ;

Pazarlama (alışveriş geçmişi bilgileri, anket, çerez kayıtları, kampanya çalışmasıyla elde edilen bilgiler); Görsel ve İşitsel Kayıtlar (görsel ve işitsel kayıtlar, fotoğraf, video kaydı gibi)

Kılık ve Kıyafet

Sağlık Bilgileri (engellilik durumuna ait bilgiler, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık bilgileri, kullanılan cihaz ve protez bilgileri gibi) ;

Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri (ceza mahkûmiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler gibi)

Eğitim (öğrencilerin eğitim-öğretim faaliyeti kapsamındaki okul numaraları, ölçme değerlendirme sonuçları, yerleştikleri okullar, veli toplantısı notları gibi)

Okul, KVKK’nın 4. maddesi doğrultusunda işbu Bildirimle ile kişisel verileri aşağıdaki ilkelere uygun işleyeceğini kabul etmektedir:

• Hukuka ve dürüstlük kuralına uygunluk
• Doğruluk ve güncellik
• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme
• Verileri işlendikleri amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işleme
• Mevzuat hükümleri ile öngörülen veya işlenme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak işleme

KVKK’nın 5. maddesine uygun olarak Okul tarafından “kişisel verilerin” işlenme süreçleri KVKK ve ilgili mevzuat belirtilen aşağıdaki şartlara uygun olarak yürütülmektedir:

• İlgili Kişinin Açık Rızasının Bulunması
• Kanuni Gereklilikler Nedeniyle Verilerin İşlenmesi
• Fiili İmkânsızlık Nedeniyle İlgili Kişinin Rızasını Açıklayamayan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınamayan Kişinin Verilerinin İşlenmesinin Kendisinin veya Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması İçin İşlenmesinin Zorunlu Olması
• Bir Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile Doğrudan İlgili Olmak Kaydı ile Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Zorunlu Olması
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması
• İlgili Kişi Tarafından Alenileştirilen Kişisel Verilerin İşlenmesi
• Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması Veya Korunması İçin Zorunlu Olan Verilerin İşlenmesi
• Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri İçin Kişisel Verilerin İşlenmesi

KVKK hükümlerinin uygulanmadığı haller saklıdır.

KVKK’nın 6. Maddesi gereği kişilerin etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir. Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır. Okul, “özel nitelikli kişisel verileri” işlememeyi temel kural ve prensip edinmiştir. Ana prensibin istisnaları aşağıdaki gibidir:

• İlgili Kişinin Açık Rızasının Bulunması Halinde Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
• İlgili Kişinin Açık Rızası Bulunmamasına Rağmen Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Mevzuat Hükümleri ile Öngörülmesi Sebebiyle İşlenmesi
• Sağlık ve Cinsel Hayat ile İlgili Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Koruyucu Hekimlik, Tıbbî Teşhis, Tedavi ve Bakım Hizmetlerinin Yürütülmesi, Sağlık Hizmetleri ile Finansmanının Planlanması ve Yönetimi Amacıyla, Sır Saklama Yükümlülüğü Altında Olmak Kaydı ile İşlenmesi

KVKK hükümlerinin uygulanmadığı haller saklıdır.

KİŞİSEL VERİLERİN HANGİ AMAÇLA İŞLENEBİLECEĞİ, HUKUKİ SEBEBİ VE TOPLANMA YÖNTEMİ

KVKK m.4’teki ilkelere uygun olarak kişisel veriler, kişisel verilerin aşağıda sıralanan amaçlarla; 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde kalmak kaydıyla işlenebilecektir:

• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: MEB e-okul sistemine öğrenci, veli ve çalışanların kayıt ve bildirim yükümlülüğünün yerine getirilerek e-okul sistemi üzerinden eğitimin etkin planlama ve yönetimin gerçekleştirilmesi ve okula kaydın sağlanması amacıyla elektronik otomasyon ortamında kimlik, iletişim, görsel ve işitsel kayıtlar, sağlık, mesleki deneyim, finansal kayıtlar, eğitim ve işlem güvenliğine ilişkin kişisel veriler
• Veri sorumlusunun meşru menfaati sebebiyle: Etkinlik organizasyonu, yönetimi ve tanıtım faaliyetleri amacıyla, elektronik ortamda kamera kaydı ile ilgili kişilerin görsel ve işitsel kayıtları ve etkinlik kayıt için elektronik ortamda kimlik ve iletişim verileri
• Veri sorumlusunun meşru menfaati sebebiyle: Okul ile iletişime geçilebilmesi amacıyla, web sitesinde yer alan iletişim formu üzerinden ilgili kişilerin kimlik ve iletişim verileri
• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: Anaokulu Koordinatörlüğünce; Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Standartları Kılavuzunun temel amaçlarının gerçekleştirilmesi ve okul öncesi eğitim-öğretimin verimliliği amacıyla, öğrencinin velisinden alınan Öğrenci Tanıma Kitapçığı (Portfolyo) ile; ilgili kişilerin sağlık, kimlik, iletişim, mesleki deneyim verileri,
• Veri sorumlusunun meşru menfaati sebebiyle: Anaokulu Koordinatörlüğünce; öğrencilerin kişisel eşyalarının ve kişisel eğitim araç-gereçlerinin korunabilmesi amacıyla fiziki olarak veliden teslim alınan görsel kaydı ve anaokulunun fiziksel mekan güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla elektronik ortamda kamera kaydı,
• Bir Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile Doğrudan İlgili Olmak Kaydı ile Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Zorunlu Olması sebebiyle: okul müdürlüklerince; öğrencinin veli tarafından ilk kaydının gerçekleştirilmesi amacıyla ilk kayıt formu üzerinden ilgili kişilerin kimlik, iletişim, mesleki deneyim verileri,
• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: Etkinlik organizasyonu, yönetimi ve tanıtım faaliyetleri amacıyla veli muvafakatname belgesi üzerinden öğrencilerin lokasyon, kimlik, iletişim verileri,
• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: Devamlılık ve devamsızlık kayıtlarının tutulabilmesi ve yasal izinlerin düzenlenebilmesi amacıyla ilgili kişilerin sağlık raporuyla sağlık verileri ile açık rızalarıyla sundukları sair özel nitelikli kişisel veriler,
• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: Sportif ve sanatsal faaliyetlere katılımın sağlanabilmesi amacıyla ilgili kişilerin lisans belgesi ve sağlık raporu üzerinden sağlık ve kimlik verileri,
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması nedeniyle: Eğitim öğretim faaliyetinin etkin yönetimi ve psikolojik danışmanlık ve rehberlik amacıyla Öğrenci Bilgi Formu üzerinden ilgili kişilerin kimlik, sağlık, iletişim, mesleki deneyim verileri,
• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: Ortaokul ve Lise Müdürlüğünce; seçmeli derslerin ve alan seçiminin belirlenebilmesi amacıyla alınan dilekçeler ile öğrenci ve/veya velinin kimlik verileri,
• Veri sorumlusunun meşru menfaati: Ortaokul ve Lise Müdürlüğünce; bursluluk sınavı planlanması, gerçekleştirilmesi ve ölçme değerlendirmesi amacıyla elektronik ortamda ve fiziken alınan Bursluluk Kayıt Formu üzerinden ilgili kişilerin kimlik ve iletişim ve eğitim verileri,
• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: MEB disiplin mevzuatının gereklerinin sağlanması amacıyla ve münhasıran disiplin kurallarının ihlali meydana geldiğinde tutanak altına alınabilmesi için münhasıran somut ihlale ilişkin olarak öğrenci dosyasında öğrencinin kılık-kıyafet bilgisi,
• Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması nedeniyle: Öğrenci kayıt sözleşmesi yapılması ve muhasebesel süreçlerin etkin yönetimi amacıyla elektronik ortamda ve kayıt formları ile ilgili kişilerin kimlik, iletişim, finans verileri, müşteri işlem verileri
• Açık Rıza Nedeniyle: Anlaşmalı kurumlardan çalışanlar ve velilere ve öğrencilere indirimli hizmet sağlanması amacıyla hizmetten faydalanmak isteyenin yazılı talebi üzerinden ilgili kişinin kimlik verileri
• Veri sorumlusunun meşru menfaati sebebiyle: Okulun tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla tanıtım formları üzerinden kimlik, pazarlama verileri
• Veri sorumlusunun meşru menfaati sebebiyle: Okulun tanıtım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla elektronik ortamda çalışanların, öğrencilerin, velilerin görsel ve işitsel kayıtları, mesleki deneyimleri, eğitim bilgileri.
• Veri sorumlusunun meşru menfaati sebebiyle: Verimlilik, itibar, memnuniyet ve kalite yönetimi amacıyla anketler, performans değerlendirme formları üzerinden velilerin ve öğrencilerin, kimlik, eğitim verileri
• Kanunlarda öngörülmüş olması sebebiyle: Kamu düzeni ve güvenliğinin sağlanması için kamera kaydı alınması başta olmak üzere fiziksel mekan güvenliği verileri ve internet sitesi ile kullanılan uygulamalar üzerindeki işlem güvenliği bilgileri

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE VE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

Kişisel veriler, yukarıda belirtilen işleme amaçlarının yanında yine aynı amaçlarla ve aşağıdaki ilave amaçlarla ve belirtilen kişi veya kuruluşlara aktarılabilir:

• Yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi amacıyla Milli Eğitim Bakanlığı,
• Teknolojik altyapı ve hizmetlerin hızlı ve etkin sunulabilmesine dönük k12 otomasyon sistemi ve web sitesi için çözüm ortağı yazılım firması,
• Etkinliklerin planlanması ve etkin yönetimi için çözüm ortağı organizasyon ve tur şirketi,
• Yasal gerekliliklerin, iş sağlığı ve güvenliği ile acil durum koordinasyonu amacıyla Sağlık Bakanlığı,
• Sportif ve sanatsal faaliyetlerin planlanması ve etkin yönetimi amacıyla Gençlik ve Spor Bakanlığı,
• Okulun hukuki güvenliği amacıyla ve sözleşmesel yükümlülüklerin sağlanması ve uyuşmazlıkların çözümü için hukuk bürosu, yasal zorunlu arabulucular ve uzlaştırmacılar, icra müdürlükleri, mahkemeler,
• Mali gerekliliklerin yerine getirilmesi amacıyla mali müşavirlik bürosu,
• Yasal bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Müdürlüğü, Mahkemeler, İşkur
• Muhasebe ve finans faaliyetlerinin ve vergisel süreçlerin gerçekleştirilip etkin yönetimi amacıyla ve ödeme süreçlerinin gerçekleştirilebilmesi amacıyla bankalar, Maliye Bakanlığı
• Tanıtım faaliyetleri kapsamında çözüm ortağı ajanslar ile medya kuruluşları ile okulun sosyal medya hesapları
• İdari koordinasyon ve işlemlerin hızlı gerçekleştirilmesi ve sözleşmelerin imzalanması amacıyla noterler
• Eğitim faaliyetlerinin etkili yürütülebilmesi adına yazılım ve analiz şirketleri

KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ, ANONİM HALE GETİRİLMESİ

Kişisel veriler, KVKK ve diğer mevzuat hükümleri ile işbu Bildirim’e uygun olarak işlenmiş olsa dahi, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ile ilgili kişinin talebi veya bizzat okul tarafından silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI

Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi aşağıda linki yer alan “Kişisel Veri Bilgi ve Talep Formu”nu doldurup “Okul adresine elden imzalı olarak teslim ederek, noter kanalıyla göndererek, şahsınıza ait güvenli elektronik imza ile imzalanmış bir e-posta göndererek yahut yine güvenli elektronik imza ile imzalanmış bir “Word veya PDF” uzantılı dosyayı KEP adresine e-posta ile göndermeniz halinde; İSTANBUL BİLİM Eğitim Kurumları talebin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin bedelsiz yasal gereklilikler hariç ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, İSTANBUL ÖZEL BİLİM Eğitim Kurumları tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınabilecektir. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;

 Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

 Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

 Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

 Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

 Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

 Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Ek: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (KVKK) UYARINCA BİLGİ TALEP FORMU

TALEP FORMUNA ULAŞABİLECEĞİNİZ LİNK: https://bilimkoleji.k12.tr/uploads/office/bilim-koleji-kvkk-veri-sahibi-basvuru-formu.pdf

Saygılarımızla bilginize sunulur.

İSTANBUL ÖZEL BİLİM KURUMLARI